Die Migration des Produktinformationsmanagements (PIM) ist mehr als nur ein Wechsel der Tools. Es geht darum, die Art und Weise zu verändern, wie Unternehmen ihre Produktdaten verwalten und nutzen. Um dieses wichtige Thema zu erörtern, haben wir uns mit Stephan Spijkers, Mitbegründer von PIMVendors.com, und Raoul, Produktmanager bei KatanaPIM. Beide sind Branchenexperten mit langjähriger Erfahrung in der Beratung von Unternehmen im Bereich Produktinformationsmanagement.

In diesem Blog befassen wir uns mit den Gründen für eine PIM-Migration, häufigen Herausforderungen und Erfolgsstrategien. Haben Sie Probleme mit Tabellenkalkulationen oder möchten Sie ein veraltetes System aktualisieren? Diese Einblicke helfen Ihnen dabei, diesen Weg effektiv zu beschreiten.

Was treibt die PIM-Migration voran?

Die Migration von PIM-Systemen ist oft auf Frustration mit bestehenden Tools oder Prozessen zurückzuführen. Stephan hob mehrere häufige Auslöser hervor:

1. Zunehmende Komplexität:
   Da die Produktattribute aufgrund von Vorschriften oder Kundenerwartungen immer umfangreicher werden, können ältere Tools wie Excel oder ERP-Systeme die Last nicht mehr effektiv bewältigen.
2. Internationalisierung:
   Die Expansion in neue Märkte erfordert die Verwaltung mehrerer Sprachen und Ebenen von Produktinformationen, was viele Systeme nur schwer bewältigen können.
3. Skalierbarkeit:
   Tools wie Tabellenkalkulationen haben klare Grenzen. Die Verwaltung von Tausenden von SKUs oder komplexen Produktbeziehungen wird ohne ein spezielles PIM-System unüberschaubar.

Häufige Ausgangspunkte für die PIM-Migration

Die meisten Unternehmen beginnen ihre PIM-Migration mit fragmentierten Strukturen, in denen die Daten über mehrere Systeme verstreut sind:

• Kerndaten in ERP-Systemen.
• Übersetzungsdaten in separaten Tools oder Webshops.
• Marktplatzspezifische Anreicherungen in Plattformen wie ChannelEngine.
• In E-Commerce-Plattformen gespeicherte benutzerdefinierte Metadaten.

Stephan bezeichnete dies als „Spaghetti-Daten“ und betonte, wie wichtig es sei, Produktinformationen zu zentralisieren, um Abläufe zu optimieren.

Strukturierung des Migrationsprozesses

Eine erfolgreiche PIM-Migration hängt von Organisation und Governance ab:

• Zentrale Datenverwaltung:
  Richten Sie ein spezielles Team oder eine Abteilung ein, das/die für die Verwaltung der Produktdaten zuständig ist. Dadurch werden Verantwortlichkeit und Konsistenz über alle Systeme hinweg sichergestellt.
• Einbindung der Stakeholder:
  Migrationsprojekte müssen alle wichtigen Akteure einbeziehen, darunter IT, Marketing, Category Management und Endnutzer. Durch ihre Mitwirkung bei der Erfassung der Anforderungen wird sichergestellt, dass das Tool den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht wird.

Missverständnisse und Fallstricke vermeiden

Stephan hat einige häufige Fallstricke identifiziert, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

1. Unzureichende Abgrenzung des Umfangs: Wenn nicht alle Anforderungen im Voraus identifiziert werden, kann es während des Migrationsprozesses zu einer schleichenden Ausweitung des Umfangs kommen.
2. Mangelnde Akzeptanz seitens der Nutzer: Wenn Endnutzer nicht in den Auswahlprozess einbezogen werden, kann dies zu einer geringeren Akzeptanz nach der Migration führen.
3. Unterschätzung der Rolle von PIM: Viele Unternehmen betrachten PIM als einfaches Tool und nicht als zentralen Bestandteil ihrer IT-Architektur, was zu Integrationsproblemen führt.

Um diesen Problemen entgegenzuwirken, ist es unerlässlich, die Rolle und die Fähigkeiten des PIM frühzeitig zu definieren.

Strategien für eine erfolgreiche Migration

• Proof of Concept: Beginnen Sie klein, indem Sie eine einzelne Produktkategorie oder einen einzelnen Kanal migrieren. So können Sie Prozesse testen, Herausforderungen identifizieren und Ihren Ansatz verfeinern.
• Aufbau eines robusten Datenmodells: Ein gut strukturiertes Datenmodell, das auf die Anforderungen des Marktplatzes und des E-Commerce zugeschnitten ist, ist von entscheidender Bedeutung. Es gewährleistet Konsistenz und Skalierbarkeit, während Ihr Unternehmen wächst.

Warnsignale bei Migration erkennen

Stephan nannte wichtige Indikatoren, die darauf hindeuten, dass eine Migration möglicherweise aus dem Ruder läuft:

• Verpasste Fristen: Häufige Verzögerungen deuten auf tiefgreifende organisatorische oder technische Probleme hin.
• Unvorhergesehene Anforderungen: Wenn während des Projekts neue Anforderungen auftauchen, kann das den Fortschritt beeinträchtigen.
• Fehlausrichtung von Werkzeugen: Unerwartete Lücken zwischen Werkzeugkapazitäten und Geschäftsanforderungen aufdecken.

Wenn diese Probleme auftreten, ist es besser, inne zu halten und die Situation neu zu bewerten, als einen fehlerhaften Prozess weiter voranzutreiben.

Reibungsloser Start

Stephan riet von einem „Big Bang“-Ansatz für die Inbetriebnahme ab. Stattdessen sind schrittweise und agile Implementierungen effektiver. Beginnen Sie mit minimalen, funktionsfähigen Integrationen und erweitern Sie diese Schritt für Schritt, um sicherzustellen, dass alle Tools und Prozesse aufeinander abgestimmt sind.

Priorisieren Sie beispielsweise Live-Integrationen mit wirkungsvollen Tools wie Ihrer E-Commerce-Plattform oder Ihrem Marktplatz-Integrator und kümmern Sie sich in späteren Phasen um andere.

Fachkundige Hilfe suchen

Externes Fachwissen kann eine wichtige Rolle spielen bei:

• Entwurf eines robusten Datenmodells.
• Beziehungen zwischen Tools abbilden.
• Reinigung und Onboarding von Produktdaten.

Während größere Unternehmen möglicherweise über internes Fachwissen verfügen, profitieren kleinere Teams oft von Beratern, die den Prozess beschleunigen und kostspielige Fehler vermeiden können.

Die PIM-Migration ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die effizient skalieren möchten. Durch gründliche Planung, Einbindung der Stakeholder und einen kleinen Anfang können Unternehmen häufige Fallstricke vermeiden und langfristigen Erfolg erzielen.

Stephan’s wichtigste Erkenntnis? Behandeln Sie PIM als zentralen Pfeiler Ihres Unternehmens und nicht nur als ein weiteres Tool. Mit dem richtigen Ansatz kann Ihr Unternehmen Abläufe optimieren, die Datenqualität verbessern und neue Wachstumschancen erschließen.

Wenn Sie bereit sind, sich mit der PIM-Migration auseinanderzusetzen, stehen Ihnen KatanaPIM und PIMVendors.com bei jedem Schritt zur Seite.