Da Nachhaltigkeit und Transparenz weltweit immer mehr an Bedeutung gewinnen, entwickeln sich digitale Produktpässe (Digital Product Passports, DPPs) zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen. Diese digitalen Aufzeichnungen liefern detaillierte Informationen über den Lebenszyklus eines Produkts, von seiner Herkunft bis zu seiner Entsorgung. DPPs spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Transparenz, der Rückverfolgbarkeit und der Unterstützung nachhaltiger Praktiken. 

In unserem vorherigen Artikel haben wir die Vorteile von DPPs und die sich wandelnden regulatorischen Rahmenbedingungen untersucht. In diesem Beitrag gehen wir näher darauf ein, warum genaue Produktinformationen für die Einhaltung dieser neuen Vorschriften unerlässlich sind. Außerdem stellen wir Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM) als wichtige Lösung für die Verwaltung und Pflege der für DPPs erforderlichen detaillierten Daten vor. Durch das Verständnis und die Implementierung von PIM-Systemen können Unternehmen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, Strafen vermeiden und den wachsenden Erwartungen der Verbraucher in Bezug auf Transparenz und Nachhaltigkeit gerecht werden.

Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM) verstehen

Definition und Zweck von PIM-Systemen

Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM-Systeme) sind spezielle Softwarelösungen, die dazu dienen, alle produktbezogenen Daten innerhalb eines Unternehmens zu zentralisieren und zu verwalten. Diese Systeme dienen als einzige Quelle für Produktinformationen und stellen sicher, dass alle Daten korrekt, konsistent und leicht zugänglich sind. Der Hauptzweck von PIM-Systemen besteht darin , den Prozess der Erfassung, Anreicherung, Validierung und Verteilung von Produktinformationen zu optimieren, sodass Unternehmen große Datenmengen über mehrere Kanäle und Plattformen hinweg einfacher verwalten können.

Wichtige Funktionen von PIM-Systemen, die für DPPs relevant sind

1. Datenzentralisierung: PIM-Systeme zentralisieren alle Produktinformationen an einem Ort, wodurch Datensilos vermieden werden und die Konsistenz zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen gewährleistet ist. Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität, die für digitale Produktpässe erforderlich ist.
2. Datenanreicherung: Über die reine Datenspeicherung hinaus ermöglichen PIM-Systeme Unternehmen die Anreicherung von Produktdaten durch Hinzufügen detaillierter Beschreibungen, Spezifikationen und Multimedia-Assets. Diese angereicherten Daten tragen dazu bei, einen umfassenden Überblick über den Produktlebenszyklus zu bieten, was für die Einhaltung der DPP-Vorschriften unerlässlich ist.
3. Integrationsmöglichkeiten: PIM-Systeme sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie ERP, WMS, CRM-Tools und mehr integrieren lassen. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen und stellt sicher, dass alle relevanten Produktinformationen stets auf dem neuesten Stand und im gesamten Unternehmen zugänglich sind.

Wie man die DPP-Konformität mit PIM-Systemen sicherstellt

Durchführung einer umfassenden Datenprüfung

Der erste Schritt zur Vorbereitung auf die Einhaltung der Anforderungen des Digital Product Passport (DPP) ist eine gründliche Prüfung Ihrer aktuellen Produktdaten. Dazu müssen alle vorhandenen Daten überprüft werden, um Lücken, Unstimmigkeiten oder veraltete Informationen zu identifizieren. Wenn Sie die Qualität und Vollständigkeit Ihrer aktuellen Daten kennen, können Sie konkrete Ziele für Verbesserungen festlegen. Eine umfassende Prüfung hilft Ihnen auch dabei, die zusätzlichen Informationen zu identifizieren, die zur Erfüllung der DPP-Anforderungen erforderlich sind, sodass Sie bestens auf die Einhaltung der Vorschriften vorbereitet sind.

Implementierung eines PIM-Systems

Um die für die Einhaltung der DPP erforderlichen riesigen Datenmengen effizient zu verwalten, ist die Implementierung eines robusten Produktinformationsmanagementsystems (PIM) unerlässlich. Hier sind die wichtigsten Schritte, die zu berücksichtigen sind:

Auswahl des richtigen PIM-Systems für Ihr Unternehmen

Bei der Auswahl des richtigen PIM-Systems müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, darunter Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzeroberfläche und der Umfang des angebotenen Supports. Es ist entscheidend, ein System zu wählen, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt.

Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung

• Planung und Zielsetzung: Beginnen Sie damit, klare Ziele für das zu definieren, was Sie mit dem PIM-System erreichen möchten. Dazu gehört auch die Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) für Datengenauigkeit, Vollständigkeit und Zugänglichkeit.
• Datenmigration und -bereinigung: Der nächste Schritt umfasst die Migration bestehender Produktdaten in das PIM-System. Dieser Prozess sollte eine Datenbereinigung umfassen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und fehlerfrei sind.
• Mitarbeiterschulung und Einführungsstrategien: Die Schulung Ihrer Mitarbeiter in der Nutzung des PIM-Systems ist entscheidend für dessen erfolgreiche Implementierung. Einige PIM-Tools, wie beispielsweise KatanaPIM, bieten Onboarding- und Schulungsdienste an, um Unternehmen dabei zu helfen, schnell und effizient einsatzbereit zu sein, und um einen reibungslosen Übergang und eine optimale Nutzung der Funktionen des Systems zu gewährleisten.

Nutzung von KatanaPIM zur Einhaltung der DPP-Vorschriften

Ein PIM-Tool wie KatanaPIM bietet spezifische Funktionen, die bei der Vorbereitung auf die DPP-Konformität sehr hilfreich sein können:

Individuelle Spezifikationen für vollständige DPP-Konformität

Mit KatanaPIMkönnen Sie benutzerdefinierte Spezifikationsgruppen erstellen und verwalten, die speziell auf die Anforderungen von DPP zugeschnitten sind. Außerdem können Sie bestimmte Spezifikationen als Pflichtfelder festlegen, um sicherzustellen , dass wichtige Datenpunkte bei der Dateneingabe nicht übersehen werden. Dies fördert die Vollständigkeit und Genauigkeit . Durch die Anpassung dieser Spezifikationsgruppen können Teams detaillierte Produktspezifikationen effektiv kategorisieren und verwalten, sodass alle erforderlichen Informationen vollständig dokumentiert und leicht zugänglich sind.

Anhänge für eine umfassende Dokumentation hochladen‍

KatanaPIM bietet die Möglichkeit, Anhänge wie Zertifikate, Bilder, Handbücher und andere Begleitdokumente hochzuladen. Diese Funktion ist für die Einhaltung der DPP-Vorschriften von entscheidender Bedeutung, da sie es Unternehmen ermöglicht, umfassende Unterlagen zu Produktzertifizierungen und Konformitätsstandards bereitzustellen. 

Kollaborative Datenverwaltung und Fortschrittsverfolgung‍

KatanaPIM umfasst Funktionen für die gemeinsame Datenverwaltung ( Workflows) und die Fortschrittsverfolgung, sodass Teams effizient bei der Dateneingabe und -überprüfung zusammenarbeiten können. Dieses System hilft dabei , den Fertigstellungsstatus von Produktinformationen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten vollständig und korrekt sind. Die Fortschrittsverfolgungsfunktion hilft dabei, fehlende Daten zu vermeiden, hohe Standards für die Datenqualität aufrechtzuerhalten und die Bereitschaft für Compliance-Audits sicherzustellen.

Skalierbarkeit und Integration‍

KatanaPIM unterstützt Skalierbarkeit, sodass Unternehmen wachsen und ihr Produktdatenmanagement nach Bedarf erweitern können. Es lässt sich außerdem nahtlos in andere Systeme wie ERP und CRM integrieren und gewährleistet so einen konsistenten und genauen Datenfluss über alle Geschäftsabläufe hinweg. Diese Integration ist entscheidend für die Pflege aktueller und umfassender Produktinformationen auf verschiedenen Plattformen.

Vorbereitung auf eine transparente Zukunft

Da die Geschäftswelt zunehmend auf Nachhaltigkeit und Transparenz setzt, werden DPPs zu einem wichtigen Instrument, um diese Ziele zu erreichen. Die Implementierung eines PIM-Tools ist ein praktischer Schritt, den ein Unternehmen unternehmen kann, um die für DPPs erforderlichen Daten zu verwalten.

Der Einsatz eines PIM-Systems wie KatanaPIM hilft bei der Optimierung der Datenverwaltung, sodass Unternehmen benutzerdefinierte Spezifikationen erstellen, andere Systeme integrieren und die Zusammenarbeit unterstützen können. Durch die Einführung von PIM-Systemen und die Vorbereitung auf die Einhaltung der DPP-Vorschriften können Unternehmen den Vorschriften einen Schritt voraus sein, Strafen vermeiden und ihren Ruf als transparente und verantwortungsbewusste Unternehmen stärken.